Все ли оплаты поставщикам под контролем?

Поставщик прислал счёт, часть суммы уже оплачена, а остаток ожидает своей очереди. Когда таких операций много, легко пропустить платёж или потратить лишнее время на поиск его статуса. Регулярная проверка помогает видеть, кому, сколько и за что ещё нужно заплатить.

В видео показываем пример проверки оплат поставщикам с помощью ИИ-агента в ERP.

Почему это важно

• Непрерывность поставок. Вовремя выявленная неоплаченная сумма помогает разобраться в ситуации до того, как она повлияет на следующую отгрузку.
• Планирование средств. Понимание предстоящих платежей помогает определить приоритеты и согласовать график оплат.
• Меньше ошибок. Проверка фактических платежей перед новой оплатой помогает заметить уже оплаченные суммы и избежать повторного платежа.
• Более быстрое согласование. Бухгалтерия, закупки и руководитель могут обсуждать конкретные документы и остатки к оплате.

Что поручить ИИ

Начните с конкретного запроса: проверить оплаты за выбранный период или по определённому поставщику. В задании стоит попросить показать документы, суммы оплат и остаток задолженности, отдельно выделить частичные оплаты и позиции, которые требуют уточнения.

Для проверки нужны актуальные данные о расчётах и проведённых платежах в базе. Если нужно определить просрочку, должны быть доступны и согласованные сроки оплаты. Сам по себе неоплаченный счёт ещё не означает, что срок нарушен.

Как часто проводить проверку

Перед формированием платежей — чтобы учесть уже проведённые оплаты. Ежедневно — если счетов много или от оплат зависят ближайшие поставки. Раз в неделю — для регулярного обзора при меньшем количестве операций.

Отдельная проверка полезна перед сверкой с поставщиком или согласованием крупного платежа.

Регулярная проверка даёт команде актуальную картину расчётов и помогает переходить от поиска информации к своевременным решениям.