Чистота справочников: как ИИ находит возможные дубли контрагентов и товаров

Один поставщик может быть записан в справочнике дважды, а похожий товар — под несколькими названиями. Документы и платежи попадают на разные карточки, и при просмотре только одной из них легко упустить часть операций.

В видео пользователь просит: «Проверь справочник контрагентов на дубликаты. Найди похожие названия и скажи, чем они отличаются». ИИ-агент сопоставляет записи и показывает возможный дубль.

Сравнить карточки поставщика

Агент находит две записи с похожими названиями:

• ТОВ «Лінія Світла» — заполнен ЕГРПОУ, 14 документов и четыре платежа на 239 970 грн.
• «Лінія Світла ТОВ» — ЕГРПОУ не заполнен, один документ и платёж на 12 500 грн.

Карточки показаны рядом, поэтому разница в реквизитах и количестве операций видна сразу. Сходство названий даёт основание для проверки; принадлежность записей одному контрагенту нужно подтвердить по документам и реквизитам.

Увидеть, что остаётся за пределами одной карточки

В примере отчёт по первой карточке показывает платежи на 239 970 грн. Вместе с платежом по второй карточке сумма составляет 252 470 грн.

Таким образом, если просматривать только одну запись, 12 500 грн платежей останутся за пределами выбранной карточки. Это разница в охвате операций в отчёте, а не сумма потерянных средств.

Пользователь выбирает «Объединить в ERP», и кнопка меняется на «Объединяю в ERP…». Завершённый результат объединения в этом ролике не показан.

Найти номенклатуру, которую легко перепутать

Следующий запрос — «Найди в номенклатуре позиции, которые легко перепутать между собой».

Агент проверяет справочник из 1 240 позиций и показывает четыре похожие записи:

• «LED-панель 60×60» — 180 штук, последнее движение 11 октября.
• «LED панель 600×600 40 Вт» — 12 штук, последнее движение 3 августа.
• «Панель LED 60*60» — нулевой остаток, последнее движение 15 марта.
• «LED-панель 60×60 (стара)» — 46 штук, последнее движение 22 июня.

Для учётной системы это отдельные карточки. Разное написание размеров и дополнительные пометки усложняют выбор товара при оформлении заказа.

Проверить остатки перед объединением

На трёх карточках, кроме основной, в примере вместе учитываются 58 штук: 12 + 0 + 46. Если выбрать запись с нулевым остатком, можно получить неполную картину наличия товара.

При этом похожее название ещё не подтверждает, что товары одинаковые. Перед объединением нужно сверить артикулы, характеристики, единицы измерения и отличия моделей. Пометка «стара» может относиться к отдельной версии товара.

В конце агент предлагает действие «Объединить в ERP» для номенклатуры.

ИИ помогает собрать возможные дубли в понятный список и показать связанные операции и остатки. Ответственный сотрудник проверяет, какие записи действительно дублируются, и согласовывает изменения.

Посмотрите видео, чтобы увидеть, как проверка справочников помогает найти разделённые платежи и похожие товарные карточки.