Що заважає закрити місяць: як ШІ знаходить помилки й допомагає їх виправити

Наприкінці місяця бухгалтеру потрібно перевірити документи, залишки товарів, розрахунки з клієнтами й банком. Одна пропущена операція може вплинути одразу на кілька показників, тому самого списку помилок часто недостатньо — потрібно знайти їхню причину.

У відео користувач запитує: «Що заважає закрити вересень?» ШІ-агент перевіряє дані за місяць і збирає результати в одному списку.

Побачити, що потребує уваги

У прикладі агент показує п’ять перевірок:

• 7 непроведених документів: три реалізації, два надходження та два банківські документи.
• Від’ємні залишки за двома позиціями: лампа LED E27 — мінус 40 штук, драйвер 40 Вт — мінус 12 штук.
• Незарахований аванс 8 400 грн від ТОВ «Альфа-Буд».
• 3 незареєстровані податкові накладні за реалізаціями на загальну суму 214 800 грн із ПДВ.
• Залишки за банком збігаються з випискою — цей пункт уже пройшов перевірку.

Бухгалтер бачить конкретні документи й суми, з якими потрібно працювати, та перевірки, які вже не потребують уваги.

Знайти спільну причину помилок

Агент пов’язує від’ємні залишки з непроведеним надходженням ПН-000231 від 28 вересня від постачальника «Лінія Світла».

Товари вже відображені у видаткових операціях, але надходження ще не проведено. Через це в обліку виникли мінуси. У показаному прикладі проведення цього документа усуває від’ємні залишки за обома позиціями.

Такий зв’язок допомагає визначити послідовність роботи: спочатку провести надходження, потім перейти до інших документів і повторно перевірити результат.

Погодити план перед змінами

На запит «Виправ, що можеш» агент показує, які дії пропонує виконати:

• провести сім документів, починаючи з надходження ПН-000231;
• зарахувати аванс 8 400 грн у розрахунки з «Альфа-Буд»;
• підготувати три податкові накладні.

Окремо зазначає завдання для бухгалтера — зареєструвати податкові накладні в ЄРПН.

Користувач перевіряє план і натискає «Підтвердити». Після цього у відео документи по черзі отримують статус «Проведено», а лічильник показує результат: 7 із 7.

Перевірити результат виконання

Після змін агент оновлює список. Непроведених документів більше немає, від’ємні залишки зникли, аванс зараховано, а залишки за банком збігаються з випискою. Три податкові накладні підготовлено; їхня реєстрація залишається завданням бухгалтера.

Так видно і виконані дії, і наступний крок. Підготовка документів та усунення показаних помилок ще не означають, що всі процедури закриття місяця завершено.

Використовувати перевірку до закриття періоду

Такий огляд корисно запускати завчасно, щоб залишався час перевірити первинні документи й усунути розбіжності. Перелік перевірок має відповідати процесам компанії та її обліковій системі.

ШІ допомагає зібрати результати, знайти пов’язані помилки та виконати погоджені дії. Бухгалтер контролює зміни й завершує процедури, які потребують його участі.

Перегляньте відео, щоб побачити весь сценарій: від запитання про закриття місяця до проведення документів і повторної перевірки.