Чистота довідників: як ШІ знаходить можливі дублі контрагентів і товарів

Один постачальник може бути записаний у довіднику двічі, а схожий товар — під кількома назвами. Документи й платежі потрапляють на різні картки, і під час перегляду лише однієї з них легко пропустити частину операцій.

У відео користувач просить: «Перевір довідник контрагентів на дублікати. Знайди схожі назви і скажи, чим вони відрізняються». ШІ-агент зіставляє записи та показує можливий дубль.

Порівняти картки постачальника

Агент знаходить два записи зі схожими назвами:

• ТОВ «Лінія Світла» — заповнений ЄДРПОУ, 14 документів і чотири платежі на 239 970 грн.
• «Лінія Світла ТОВ» — ЄДРПОУ не заповнений, один документ і платіж на 12 500 грн.

Картки показано поруч, тому різницю в реквізитах та кількості операцій видно одразу. Схожість назв дає підставу для перевірки; належність записів одному контрагенту потрібно підтвердити за документами й реквізитами.

Побачити, що залишається за межами однієї картки

У прикладі звіт за першою карткою показує платежі на 239 970 грн. Разом із платежем за другою карткою сума становить 252 470 грн.

Отже, якщо переглядати лише один запис, 12 500 грн платежів залишаться поза вибраною карткою. Це різниця в охопленні операцій у звіті, а не сума втрачених коштів.

Користувач обирає «Об’єднати в ERP», і кнопка змінюється на «Об’єдную в ERP…». Завершений результат об’єднання в цьому ролику не показано.

Знайти номенклатуру, яку легко переплутати

Наступний запит — «Знайди в номенклатурі позиції, які легко переплутати між собою».

Агент перевіряє довідник із 1 240 позицій і показує чотири схожі записи:

• «LED-панель 60×60» — 180 штук, останній рух 11 жовтня.
• «LED панель 600×600 40 Вт» — 12 штук, останній рух 3 серпня.
• «Панель LED 60*60» — залишок нульовий, останній рух 15 березня.
• «LED-панель 60×60 (стара)» — 46 штук, останній рух 22 червня.

Для облікової системи це окремі картки. Різне написання розмірів і додаткові позначки ускладнюють вибір товару під час оформлення замовлення.

Перевірити залишки перед об’єднанням

На трьох картках, окрім основної, у прикладі разом обліковуються 58 штук: 12 + 0 + 46. Якщо вибрати запис із нульовим залишком, можна отримати неповну картину наявності товару.

Водночас схожа назва ще не підтверджує, що товари однакові. Перед об’єднанням потрібно звірити артикули, характеристики, одиниці виміру та відмінності моделей. Позначка «стара» може стосуватися окремої версії товару.

Наприкінці агент пропонує дію «Об’єднати в ERP» для номенклатури.

ШІ допомагає зібрати можливі дублі в зрозумілий список і показати пов’язані операції та залишки. Відповідальний працівник перевіряє, які записи справді дублюються, і погоджує зміни.

Перегляньте відео, щоб побачити, як перевірка довідників допомагає знайти розділені платежі та схожі товарні картки.