Чому не сходиться: як ШІ допомагає знайти причину розбіжності в обліку

За складським обліком одна сума, у бухгалтерії — інша. Розбіжність видно, але незрозуміло, з чого почати: перевіряти товари, шукати останні зміни чи переглядати документи за минулі періоди.

У відео користувач запитує: «Склад і бухгалтерія розходяться на 12 400 грн. Чому?» ШІ-агент послідовно перевіряє, де виникла різниця, коли вона з’явилася та з яким документом пов’язана.

Знайти товар, за яким виникла різниця

У прикладі вартість товарів за складським обліком становить 5 050 000 грн, а за бухгалтерським обліком на рахунку 281 — 5 062 400 грн. Різниця — 12 400 грн.

Агент порівнює залишки за 1 240 позиціями й знаходить розбіжність лише за однією: кабель ВВГ 3×6 — 200 метрів по 62 грн. Саме ця кількість пояснює всю різницю в сумах.

Замість перевірки всього складу можна зосередитися на операціях з конкретним товаром.

Визначити, коли показники перестали збігатися

Наступний крок — перевірка історії залишків. Агент показує, що до 6 жовтня 2026 року різниці не було. На цю дату вона з’являється й надалі залишається в обліку.

На часовій шкалі це видно як перехід від нульової різниці до 12 400 грн. Пошук звужується ще раз: тепер потрібно перевірити зміни за одним товаром у конкретний день.

Знайти документ і пояснити причину

Агент знаходить списання товарів СП-000045. Дата документа — 29 серпня 2026 року, але в базу його введено 6 жовтня.

У показаному прикладі серпень уже закрито. Списання 200 метрів кабелю відобразилося у складському обліку, а бухгалтерська проводка за закритий період не сформувалася. Так виникла різниця між двома видами обліку.

Важливі обидві дати: дата самого документа та дата його введення. Саме їх зіставлення допомагає пояснити, чому серпнева операція пов’язана з розбіжністю, що з’явилася в жовтні.

Відкрити документ для перевірки

Користувач просить: «Покажи документ». В обліковій програмі відкривається списання СП-000045 з товаром, кількістю та сумою 12 400 грн.

У документі також видно причину списання — пошкодження при зберіганні — та попередження, що його дата належить до закритого періоду.

Бухгалтер може перевірити знайдений запис і зіставити його з поясненням агента.

Залишити рішення про виправлення бухгалтеру

У ролику показано два варіанти для розгляду: перенесення документа на поточну дату або відкриття серпня та перепроведення. Другий варіант передбачає зміну підсумків закритого місяця.

Прийнятний спосіб виправлення визначає головний бухгалтер з урахуванням первинних документів, облікової системи та наслідків для звітності. У відео агент показує варіанти, а зміни не виконує.

ШІ допомагає пройти шлях від 1 240 позицій до одного товару, одного дня й одного документа. Бухгалтер отримує конкретні дані для перевірки та рішення замість необхідності починати пошук з усієї бази.

Перегляньте відео, щоб побачити, як ШІ знаходить джерело розбіжності між складським і бухгалтерським обліком.